世界的なコロナウィルス感染症拡大により、各企業はいま大変な状況を迎えています。
多くの企業ではいま、業務の一部または大部分をリモートワークに切り替えつつあります。日本中の企業が、オフィスに出勤して一緒に時間と情報を共有するスタイルから、各自が自宅等にいながら情報とゴールを共有して業務にあたるスタイルへと大きな変貌を遂げつつあります。
そんな環境下で、チームマネージャーはこれまでのコミュニケーションとは異なる手法によりメンバーの情報共有を促し、モチベーションを保たなければなりません。
今の状況がいつまで続くかは誰にも予想することが出来ません。数か月後には収束しているかもしれませんし、逆にこの状態があたりまえの日常になり、withコロナの時代がデフォルトになるかもしれません。
いずれにしてもそこで果たすべきマネージャーの役割は、これまでよりも難しいものになるでしょう。新しい時代のチームマネージメントのコツについて、今回は考えてみたいと思います。
メンバーを信頼し、管理しすぎない
性善説に立つか性悪説に立つかはあまり重要なポイントとはいえません。人は誰しも正直で誠実な側面と自分に甘い側面の、両方を持ち合わせているからです。
大切なのは一人ひとりのメンバーが仕事に対する熱意を失わずに、チームとして求められるアウトプットを出し続けることが出来るかどうかです。マネージャーの役割はそれを実現することであり、あなたの部下が信頼するに値するかどうかを見極めることが最優先事項ではないのです。
そこでまずマネージャーであるあなたが意識すべきことは、「あなたが部下を信頼しているということを示す」ことです。
「信頼すること」ではなく「信頼しているということを相手に伝える」ことが重要なポイントです。そこでは、本当に信頼しているのかどうかは重要ではありません。
信頼されていると感じたメンバーの心理は、以下のいずれかになるでしょう。
ひとつは「信頼にこたえるように頑張ろう」ということ。このタイプはマネージャーにとってある意味では手のかからない、助かるメンバーです（ただし仕事ができるかどうかはまた別ですが）。モチベーション維持という面では、安心して見ていられるでしょう。あとはひとりで業務に躓くことがないように、適時サポートをしてあげればよいのです。
もう一つのタイプは「信頼されているから、さぼってもバレないだろう」と考えるタイプ。このタイプはモチベーション維持の面では多少骨が折れるタイプです。まただからと言って監視を強めても、反発を買うだけに終わるかもしれませんし、相手も要領よくかわしてくることが予想されます。しかし考えてみるとこのタイプは、要領が良くそれなりにアウトプットを提示し、最後には辻褄を合わせてくることも多いものです。そのような場合は多少のことは大目に見るべきでしょう。
リモートワークの環境ではこれまでの出勤スタイルとは異なり、それぞれの家庭事情等によって、デスクやPCに向かうことがどうしても出来ない時間帯が発生しがちです。そのような家庭事情を考慮するだけの度量を、マネージャーは示さなければなりません。
一から十まで監視していないと安心できず、メンバーを信頼しないマネージャーのもとでは、メンバーもあなたを信頼することはないでしょう。信頼関係はお互いの努力によって築き上げなくてはいけません。
まずはチームメンバーを信頼し、時間ではなく成果に期待することです。一日8時間デスクに向かわせることではなく、チームのアウトプットを効率よく導き出すことがマネージャーの重要な役割であることを、再認識しましょう。
では、さぼりがちで、アウトプットが十分と言えないメンバーにはどうするか？
これについては後述しますが、そんな場合には個人の目標を具体的に提示してあげることが重要になります。
情報の共有化と可視化
メンバー間の情報共有は、リモートワーク下では希薄になりがちです。情報共有が希薄になると他のメンバーの動きが見えないために、作業がダブって無駄が発生したり、業務の取りこぼしが生じて、全体の業務効率が落ちてきます。
このような無駄やミスを防ぐためマネージャーは、オンラインによるミーティングを積極的に行うよう努めるべきです。
メールの連絡だけでは不十分でしょう。文字だけでは有機的な意見交換や情報共有は難しいものです。また言葉の行き違いによる感情的な摩擦も発生しやすくなります。
これまでの部内ミーティングが週1回だったのであればオンラインミーティングを週2回に。１on１のミーティングが２週に1回だったのであればオンラインミーティング毎週1回は行うなど、顔を見ながらのコミュニケーションの機会を積極的に設けるべきです。
そして、オンラインミーティングをしっかり機能させるためには、なぜこのミーティングが必要なのか、ミーティングでは何を確認したいのかといった、打ち合わせのアジェンダを事前に共有し、各自が目的意識をもって参加できるような働きかけが大切になります。
何をするのかわからないけど定例だから参加するとか、惰性で開催するではなく、今回は何を確認するのか全メンバーが共通認識をもって参加するよう仕向けなければなりません。
またミーティングの開催時間と参加者は、できるだけ早めに、余裕をもって示すようにする事も大切です。
そのことで各メンバーは、各自の都合をあらかじめ合わせ、安心してミーティングに参加できるようになるからです。マネージャーの思い付きで不定期に完済するのは良くありません。またメンバーを監視するために敢えて、突然のミーティング招集をするような愚行は行なわないようにしましょう。
どうしても参加できないメンバーの事情は考慮し、会議録の共有化と可視化等によって欠席者への配慮をすることも重要になります。
業務指示はできるだけ具体的に
業務指示を出し、業務を割り振る場合はできるだけ具体的にするよう心掛けましょう。職場でメンバー全員が顔を合わせて業務遂行する場合は、作業途中でも随時、進捗や方向性の確認がきますが、各自が在宅で業務を進める場合はそうとばかりはいきません。
初動で誤解を生じたまま作業を続け、２週間後に確認したら全く想定は別物が出来上がっていたのでは目も当てられません。こちらの常識は相手の非常識、育った環境が違えば言葉の取り方も人それぞれと思い、誰に対してもわかりやすい指示を心がけましょう。
こんな風に言えば相手はこう取ってくれるだろう、といった思い込みは危険だということを忘れないでください。
業務の指示は具体的に、いつまでに、誰が、何を、どのような形で、なぜ、どこで作業するのか、５W１Hを意識すれば、指示を出された方も安心して業務に取り組むことができます。
各メンバーに出した指示は他のメンバーにもわかるようにしてください。これが出来ないマネージャーは非常に多いものですが、自分に思い当たる節がある場合、オンラインでは特に注意をすべきです。
チーム間で、業務分担の見える化をすることがとても重要になるのです。
メンバーを孤立化させない
ミーティングでは積極的・自発的に発言をするメンバーばかりとは限りません。またあなたが、メンバー間の意思疎通は問題ないと感じても、他のメンバーが同様に感じているとは限りません。
対面型ではなくオンラインのミーティングでは、発言のタイミングを計るのは難しいものです。若手メンバーや発言が苦手なメンバーにとってはハードルが高いでしょう。そんなメンバーには、短時間で良いですから１on１のミーティングをこまめに設定し、不明点や困っていることを確認しやすい雰囲気を作ることが大切です。
全体ミーティングでも、若手が発言しやすい雰囲気をつくり時にはビジネス以外の話題に少しだけ触れてみるのも良いことです。このような砕けた話題は特に若手メンバーに対しては、１on１で行うと逆に余計なプレッシャーを与えることもありますから、マイナス効果にならないよう工夫をすべきです。
優秀なエースメンバーであればリモートワーク下でも、メンタルを維持し成果を上げることが出来るでしょう。
しかし自分に自信がないメンバーは、自分以外のメンバーの様子が見えないことで不安になり、それだけでも強いストレスを感じるものです。
そのような不安を解消するために、マネージャーからの指示は、全て見える化することがとても大切なのです。
各自がどのような業務に取り組んでいるのかは見える化して、メンバー全員が共通認識を持ちながら業務に当たれる環境を作ることが、マネージャーであるあなたの大切な役割になります。
またマネージャーやチームリーダーは、メールや電話等でできるだけメンバーの相談に対応できるようにチャンネルをオープンにしておくことも大切です。しかし一方でリーダーにもやはり家庭の事情などがあるでしょう。
そのような場合に便利なのは大学の教員と学生間で利用される「オフィスアワー制度」です。
今どきの大学では教授が授業や研究の時間以外の空いている曜日・時間をあらかじめ学生に明示し、その時間帯は学生が自由に研究室に相談へ行くことが出来るような仕組みが導入されています。
リモートワークにおいても同様にこのような制度を導入することで、メンバー全員が相談をしやすい環境と、お互いの事情に配慮しながらそれでも働きやすい関係性を築きあげることが出来るでしょう。
まとめ
今回のコロナ禍により一気に導入が進んだリモートワークですが、実は、国土が広くネット環境の整備が進んでいるアメリカでは既に以前から本格導入されていたものです。
アメリカでは多様な人材がそれぞれの背景や文化、生活環境を尊重しながらより働きやすい環境を実現するための制度として、リモートワークは当たり前のものになっています。
日本でも近い将来、このような働き方が当たり前の社会が必ずやってくることでしょう。
そこで大切なのは、相手の都合に配慮し、お互いに働きやすい環境構築のために配慮をすることです。
その気持ちをメンバー全員が共有する雰囲気を醸成できれば、あなたのチームも強固なものになるでしょう。
